Chefen mal på som vanligt. Samma info som på mejlen förra veckan. Du sjunker ihop på stolen. Nästa punkt på listan, en genomgång av vad som händer. Ingen frågar något, inget nytt. Jaha, ska vi börja jobba då … Det är sällan vi har tid att fundera på hur våra möten ser ut. Vi har inte möten om möten. Alla har fullt upp med sakfrågan så vi gör som vi alltid har gjort. Men med till exempel Suntarbetslivs Bättre möten kan man träna upp möteskommunikationen. – En kollega hade funnit en amerikansk kommunikationsmodell, som vi intuitivt kände fungerade för att lyfta samtalen i möten. Många kollegor, medarbetare och chefer vi pratade med sa samma sak. Den borde fungera i Sverige också. Vi bestämde oss för att anpassa modellen till Sverige och samtidigt testa om den gav någon effekt på hälsan och arbetsmiljön, säger Birgitta Södergren, organisationsforskare anknuten till IPF (Institutet för Personal- och Företagsutveckling) vid Uppsala universitet. Den svenska modellen består av fem perspektiv, som behöver samspela för en balanserad kommunikation. Berättande- Utforskande, Inifrån-Utifrån och det Positiva perspektivet. – Ett positivt, stödjande samtalsklimat är en förutsättning för ett bra samtal. Men det betyder inte att man låter bli att kritisera eller invända. Tvärtom visar andra studier att ett positivt klimat till och med kan leda till fler konflikter i sak, men till färre personkonflikter. Man vågar ta striden – öppet och hederligt – om det är ett bra klimat. Men däremot ska man se upp för den typen av negativitet där man dissar, ignorerar eller förminskar varandra. Det tystar det professionella kunnandet och skadar både arbetsmiljön och verksamheten, säger Birgitta Södergren. Ofta är det berättande perspektivet dominerande. Chefen inleder med rena informationsfrågor och det sätter tonen. – Vi har alla varit med om möten som blir som en talarlista, där en person säger en sak i taget. Sen kommer en till och säger något vi pratade om för en kvart sedan. Ett tips är att stanna upp och ta tio minuter för att utforska en idé innan man går vidare. Balansen (berättande/utforskande) behöver fungera. Att man verkligen lyssnar in, bekräftar varandra och ställer följdfrågor: ”berätta mer” och ”hur menar korta om 3Berätta-Utforska Berättande: Alla bidrar med sina erfarenheter i diskussionen – det innebär att man får fram all kunskap kring det ämne mötet handlar om. Öva på att bjuda in fler i samtalet. Utforskande: Ge utrymme för frågor, lyssna till varandras idéer och uppmuntra varandra. Ställ frågan: Berätta mer!” Inifrån-Utifrån Inifrån: Fokus på den egna gruppens resurser och tillgångar. Vad behöver vi, var är vi just nu, vilka styrkor har vi? Behöver vi stärka någon kompetens? Utifrån: Hur påverkar och påverkas vi av omvärlden? Hur ser de vi jobbar för – kunder, patienter, samarbetspartner, de utanför rummet – på oss? Positivt samtalsklimat Med gott uppsåt och goda intentioner kan man få de fyra andra punkterna att funka och organisationen och individen att växa. Med en positiv ton kring det man talar om minskar våra försvarsmekanismer och ger ett större lärande. Invändningar och omtänksam kritik kan också vara positivt. bättre möten 42 Ett bra möte kräver bra kommunikation. Suntarbetslivs verktyg Bättre möten är ett steg på vägen. Positivt samtalsklimat ger pigga medarbetare KOLL PÅ FOTO: IPF Suntarbetslivs verktyg Bättre möten (battremoten.suntarbetsliv.se) är baserat på ett tvärvetenskapligt forskningsprojekt mellan organisationsforskare med företagsekonomisk bakgrund och forskare inom arbets- och miljömedicin.
RkJQdWJsaXNoZXIy ODI1MTg=